Câu hỏi thường gặp khi sử dụng MeInvoice.vn

Mục lục

Doanh nghiệp tôi đã thiết lập email gửi hóa đơn thành công nhưng khi gửi email hóa đơn, khách hàng vẫn không nhận được?

Trả lời: Trường hợp doanh nghiệp sử dụng nhà cung cấp gửi email là Gmail hoặc Yahoo thì phải thiết lập việc xác minh 2 bước và đăng nhập bằng thiết bị kém an toàn. Tham khảo phần lưu ý tại đây.

Doanh nghiệp tôi đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử MeInvoice.vn, nếu ngừng sử dụng dịch vụ thì các hóa đơn đã phát hành có bị xóa không?

Trả lời: Trường hợp doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử MeInvoice.vn, nếu ngừng sử dụng dịch vụ thì sẽ không tiếp tục phát hành được hóa đơn mới nhưng vẫn xem được các báo cáo, tra cứu được các hóa đơn cũ đã phát hành. Hóa đơn điện tử đã phát hành sẽ được lưu trữ trong 10 năm kể từ ngày phát hành hóa đơn.

Doanh nghiệp tôi muốn thông báo phát hành mẫu hóa đơn mới cho năm tài chính tiếp theo nhưng vẫn sử dụng nốt các hóa đơn theo mẫu cũ có được không?

Trả lời: Trường hợp doanh nghiệp phát hành mẫu hóa đơn mới (vẫn dựa trên Mẫu số hóa đơn và Ký hiệu hóa đơn cũ) thì khi phát hành sẽ là mẫu hóa đơn mới. Vì vậy doanh nghiệp nên sử dụng hết các hóa đơn theo mẫu cũ rồi sau đó mới thông báo phát hành mẫu hóa đơn mới.

Khi doanh nghiệp tôi thay đổi máy tính làm việc thì có cần thiết lập lại thông tin kết nối hóa đơn điện tử hay không?

Trả lời: Với mỗi dữ liệu kế toán và trên một máy tính làm việc, việc thiết lập thông tin kết nối dịch vụ hóa đơn điện tử chỉ cần thực hiện một lần. Khi làm việc trên 1 máy tính khác hoặc với dữ liệu kế toán khác thì doanh nghiệp phải thực hiện thiết lập lại kết nối.

Doanh nghiệp tôi sử dụng Chữ ký số nào để phát hành hóa đơn điện tử

Trả lời: Doanh nghiệp sử dụng Chữ ký số đang kê khai thuế hoặc bất kỳ Chữ ký số nào của doanh nghiệp (cùng thông tin Mã số thuế) còn hạn sử dụng và không bị thu hồi để phát hành hóa đơn điện tử.

Để xem được hóa đơn điện tử doanh nghiệp tôi phải cài đặt những phầm mềm gì?

Trả lời: Để xem được hóa đơn điện tử, máy tính của doanh nghiệp phải cài đặt những phần mềm sau:

  • Phần mềm giải nén Winrar hoặc 7-Zip để giải nén file .zip
  • Phần mềm đọc file PDF như Foxit Reader, Adobe Reder,… để xem hóa đơn điện tử file PDF

Dữ liệu hóa đơn được lưu trữ trên hệ thống máy chủ của MISA có bảo mật và an toàn không?

Trả lời: MISA đang áp dụng ISO 27000, trong đó quy định rất rõ về bảo mật dữ liệu Khách hàng nên Khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm khi lưu trữ dữ liệu hóa đơn trên hệ thống máy chủ của MISA.

Doanh nghiệp tôi có phải cung cấp Private Key (Khóa bí mật) trong Token cho MISA hay không?

Trả lời: Doanh nghiệp không cần cung cấp Private Key.

Dữ liệu hóa đơn trên phần mềm MISA SME.NET 2020 có được cập nhật toàn bộ lên hệ thống MeInvoice.vn hay không?

Trả lời: Chỉ những hóa đơn điện tử được phát hành hóa đơn điện tử thì mới được đẩy lên hệ thống HĐĐT MeInvoice.vn của MISA. Mọi dữ liệu khác vẫn nằm trên máy chủ của Khách hàng.

MISA dùng giao thức nào để truyền dữ liệu từ MISA SME.NET 2020 nằm tại máy chủ của công ty đến máy chủ của MISA?

Trả lời: Khi chuyển dữ liệu hóa đơn từ máy tính của Khách hàng lên hệ thống dịch vụ HĐĐT MeInvoice.vn, MISA sử dụng giao thức HTTPS

Việc sử dụng MeInvoice.vn có ảnh hưởng gì đến quá trình cập nhật dữ liệu để làm báo cáo về kế toán của Công ty hay không?

Trả lời: Việc sử dụng MeInvoice.vn không những giúp khách hàng lập được các báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mà còn hoàn toàn không ảnh hưởng đến quá trình cập nhật dữ liệu để làm báo cáo về kế toán của Công ty.

MISA SME.NET 2020 có chức năng tự động sao lưu dữ liệu trên máy chủ của MISA về máy chủ riêng của Công ty hay không?

Trả lời: Phần mềm MISA SME.NET 2020 là phần mềm offline nên khách hàng có thể chủ động sao lưu và lưu trữ ở công ty. Các hóa đơn điện tử được lưu trữ trên trung tâm dữ liệu của MISA đảm bảo an toàn, bảo mật và hiện nay chưa có chức năng để sao lưu về máy chủ của công ty.

Có những khách hàng vẫn yêu cầu Công ty chúng tôi xuất hóa đơn giấy ngay tại quầy thu tiền, vậy chúng tôi vẫn có quyền lựa chọn xuất hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử được không?

Trả lời: Doanh nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn hình thức xuất hóa đơn là hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử cho khách hàng.

Doanh nghiệp tôi muốn khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử theo mẫu đặt in/tự in đã thiết kế trên phần mềm thì có được không?

Trả lời: Doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu đặt in/tự in đã thiết kế trên phần mềm để khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử. Xem hướng dẫn tại đây.

Làm thế nào để chỉnh sửa mẫu hóa đơn điện tử trực tiếp trên phần mềm?

Trả lời: Doanh nghiệp tham khảo cách sửa mẫu hóa đơn tại đây.

Tại sao một số trường thông tin trên hóa đơn điện tử lại không hiển thị dữ liệu?

Trả lời: Hiện tại mẫu hóa đơn điện tử của phần mềm chỉ đáp ứng những thông tin cơ bản theo mẫu hóa đơn điện tử mà Tổng cục Thuế gợi ý sử dụng. Do đó nếu kế toán sửa mẫu hoặc sử dụng mẫu đặc thù của doanh nghiệp, có lấy các thông tin khác thông tin cơ bản mà Tổng cục Thuế gợi ý thì khi phát hành hóa đơn, các thông tin này sẽ không hiển thị trên hóa đơn điện tử gửi cho người mua.
Các thông tin cơ bản hiển thị trên mẫu hóa đơn điện tử mà Tổng cục Thuế gợi ý vui lòng xem chi tiết tại đây.

Tại sao khi tra cứu hóa đơn điện tử trên website https://meinvoice.vn, mẫu hóa đơn không giống với mẫu hóa đơn đã khởi tạo?

Trả lời: Từ ngày 02/02/2018, khách hàng đã có thể tra cứu hóa đơn điện tử trên website https://meinvoice.vn đúng với mẫu hóa đơn đã khởi tạo trên phần mềm MISA SME.NET 2020. Tuy nhiên,trong một số trường hợp, mẫu hóa đơn được chọn khi khởi tạo không được đẩy lên Cloud, dẫn đến khi khách hàng tra cứu vẫn hiển thị mẫu mặc định mang đi của chương trình.Một số nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên và cách khắc phục cho từng vấn đề như sau:Trường hợp 1:

Nguyên nhân: Khách hàng đang sử dụng phiên bản MISA SME.NET 2020 thấp hơn R30.

Cách khắc phục:

  • Nâng cấp phần mềm MISA SME.NET 2020 lên phiên bản từ R30 trở lên.
  • Vào Nghiệp vụ\Quản lý hóa đơn\Mẫu hóa đơn.
  • Mở mẫu hóa đơn đã khởi tạo và nhấn Cất.

Trường hợp 2:

Nguyên nhân: Khách hàng sử dụng MISA SME.NET 2020 phiên bản từ R30 trở lên, nhưng các mẫu hóa đơn đã được khởi tạo từ trước phiên bản R30.

Cách khắc phục:  Vào Nghiệp vụ\Quản lý hóa đơn\Mẫu hóa đơn, mở mẫu hóa đơn đã khởi tạo và nhấn Cất.

Trường hợp 3:

Nguyên nhân: Khách hàng khởi tạo mẫu từ phiên bản R30 trở lên, tuy nhiên thiết lập kết nối từ MISA SME.NET 2020 đến dịch vụ hóa đơn điện tử MeInvoice.vn gặp lỗi (Có thể do sau khi thiết lập kết nối đến dịch vụ hóa đơn điện tử, khách hàng thực hiện đổi tên đăng nhập hoặc mật khẩu), dẫn đến không đẩy được mẫu hóa đơn khi khởi tạo lên Cloud.

Cách khắc phục:

  • Thực hiện thiết lập lại kết nối đến dịch vụ hóa đơn điện tử MeInvoice.vn bằng cách vào Nghiệp vụ\Hóa đơn điện tử\Thiết lập kết nối đến dịch vụ HDĐT nhập các thông tin để đăng nhập
  • Vào Nghiệp vụ\Quản lý hóa đơn\Mẫu hóa đơn,mở mẫu hóa đơn đã khởi tạo và nhấn Cất.

Tôi có sửa mẫu hóa đơn để bổ sung một số trường thông tin về mã khách hàng, địa điểm giao hàng, trường mở rộng chung… nhưng khi xem hóa đơn đã phát hành thì không thấy hiển thị những thông tin này.

Trả lời: Khi đơn vị mình xem hóa đơn thì phần mềm sẽ lấy các thông tin tại thời điểm phát hành hóa đơn đó, vì vậy những thông tin được thêm hoặc sửa sau thời điểm sẽ không thể hiện khi xem để đảm bảo tính đúng đắn của hóa đơn đã phát hành.
Nếu đơn vị muốn hiển thị những thông tin này thì phải xóa hóa đơn cũ và lập hóa đơn mới, sau đó thực hiện phát hành. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Tôi thực hiện kết xuất mẫu Hóa đơn điện tử ra định dạng *doc và *pdf thì màu của hình nền không giống khi xem Hóa đơn khởi tạo ở bước khởi tạo mẫu HĐĐT.

Trả lời: Khi kết xuất file, màu sắc trên mẫu hóa đơn sẽ được chuyển đổi sang màu tương ứng lên file *doc và *pdf, tuy nhiên một số màu sau khi chuyển đổi sẽ về màu trắng hoặc gần trắng dẫn đến khi xem mẫu hóa đơn hình nền sẽ bị mờ. Đơn vị nên thiết lập độ nét của hình nền trong khoảng 30% – 50%. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Tôi có thay đổi thông tin địa chỉ trên GPSD nhưng khi xem các hóa đơn đã phát hành thì vẫn hiển thị thông tin địa chỉ cũ.

Trả lời:Do thời điểm phát hành các hóa đơn đơn vị mình chưa thay đổi địa chỉ trên GPSD nên hệ thống sẽ lấy thông tin địa chỉ cũ. Và những hóa đơn phát hành sau thời điểm thay đổi GPSD thì mới hiển thị thông tin địa chỉ mới.
Nếu đơn vị muốn hiển thị thông tin địa chỉ mới thì phải xóa hóa đơn cũ và lập hóa đơn mới, sau đó thực hiện phát hành. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Cập nhật 30/03/2020

Bài viết này hữu ích chứ?

Bài viết liên quan

Tổng đài tư vấn
Bạn vẫn còn thắc mắc chưa được giải đáp? Hãy liên hệ với chúng tôi
MISA SUPPORT

Để lại bình luận

icon messenger